Selasa, 15 Juli 2008

PROFIL PERPUSTAKAAN B2P2VRP SALATIGA

A. Keadaan Umum
Perpustakaan Balai Besar Penelitian Pengembangan Vektor dan Reservoir Penyakit (B2P2VRP) Salatiga terletak di Jalan Hasanudin 123 menempati sebuah gedung dengan luas ruangan 4 x 11 m2.
Koleksi Perpustakaan B2P2VRP Salatiga berjumlah 524 judul/868 exemplar buku, 19 judul/1236 exemplar majalah, dan koleksinya meliputi buku, majalah, skripsi, tesis, laporan penelitian rutin, laporan magang, laporan kegiatan, karya tulis ilmiah, prosiding, index, abstrak serta surat kabar harian Suara Merdeka.
Sampai akhir tahun 2005 anggota Perpustakaan B2P2VRP Salatiga tercatat sebanyak 61 orang terdiri atas peneliti 11 orang, teknisi lab. 24 orang, staf B2P2VRP dan administratif 26 orang.
B. Kegiatan yang Direncanakan
Kegiatan yang direncanakan di Perpustakaan B2P2VRP Salatiga meliputi :
1. Pengadaan buku/ bahan pustaka
2. Pengolahan buku/ bahan pustaka
3. Layanan perpustakaan termasuk layanan fotocopy
4. Perawatan bahan pustaka
5. Pembuatan program/ komputerisasi/ automasi perpustakaan
6. Kerjasama perpustakaan kesehatan
C. Hasil yang Dicapai
1. Pengadaan buku/ bahan pustaka
Pengadaan buku/ bahan pustaka merupakan kegiatan awal dari pembinaan koleksi. Pengadaan harus direncanakan sebaik-baiknya agar layanan yang diberikan oleh perpustakaan benar-benar dapat memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan.
Pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan melalui :
a. Pembelian
Untuk melengkapi dan menambah koleksi perpustakaan, maka cara mendapatkannya bisa dengan pembelian baik memesan langsung kepada penerbit, memesan melalui agen atau dapat langsung ke toko buku. Untuk tahun 2005 Perpustakaan B2P2VRP Salatiga belum membeli buku/ bahan pustaka untuk menambah koleksi perpustakaan.
b. Tukar menukar
Tukar menukar biasanya dilakukan dengan perpustakaan lain. Untuk pengadaan bahan pustaka melalui cara tukar menukar ini perpustakaan harus mempunyai bahan pustaka yang dapat ditukarkan. Bahan yang dipertukarkan dapat berupa terbitan yang diterbitkan oleh perpustakaan itu sendiri, dapat pula terbitan yang dikeluarkan oleh lembaga induknya, atau diambil dari koleksi yang berlebih. Sampai saat ini Perpustakaan B2P2VRP Salatiga belum melakukan tukar menukar bahan pustaka sebagai pengadaan.

c. Hadiah
Cara lain untuk menambah koleksi perpustakaan adalah melalui hadiah. Perpustakaan B2P2VRP Salatiga juga menerima hadiah berupa majalah bulanan setiap 2 bulan sekali dari Pemkot Salatiga yaitu Majalah Hati Beriman yang sampai saat ini berjumlah 31 exemplar. Ada beberapa majalah penelitian seperti media penelitian dan pengembangan kesehatan, medika, hal itu didapatkan jika ada peneliti yang artikelnya dimuat, tetapi jika tidak ada maka perpustakaan tidak mendapatkannya. Untuk skripsi, tesis itu didapatkan jika ada salah satu pembimbing berasal dari B2P2VRP Salatiga dan pembimbing mau memberikannya ke perpustakaan tetapi jika pembimbingnya tidak memberikan ke perpustakaan maka perpustakaan tidak mendapatkannya.
d. Titipan
Penambahan koleksi dengan titipan adalah bahan pustaka perorangan atau lembaga lain yang ditempatkan pada suatu perpustakaan agar bisa dimanfaatkan oleh pemakai perpustakaan. Dalam hal ini Perpustakaan B2P2VRP Salatiga juga ada beberapa koleksi titipan yaitu berasal dari para peneliti yang sudah purna tugas. Hal itu dititipkan pada waktu perpustakaan pertama berdiri sampai dengan sekarang.


e. Terbitan sendiri
Untuk kelengkapan koleksi perpustakaan maka Perpustakaan B2P2VRP Salatiga menghimpun semua bahan pustaka yang diterbitkan oleh lembaga seperti laporan penelitian, seminar ilmiah hasil-hasil penelitian, dll.
Disamping itu Perpustakaan B2P2VRP Salatiga berencana membuat kliping yang berhubungan dengan kesehatan, dan penelitian.
2. Pengolahan buku/ bahan pustaka
Agar bahan pustaka/ koleksi yang ada di perpustakaan dapat dimanfaatkan oleh pemakai/ user maka diperlukan pengolahan terlebih dahulu.
Pekerjaan pengolahan bahan pustaka adalah sebagai berikut :
Setiap judul buku dibuatkan catalog, setiap buku dilengkapi dengan nomor inventaris, label buku, kartu buku, kantong kartu buku dan lembar kembali (wajib kembali) dan sistem klasifikasi yang digunakan di Perpustakaan B2P2VRP Salatiga adalah DDC (Dewey Decimal Clasification) dan perluasan-perluasannya.
Di Perpustakaan B2P2VRP Salatiga belum dikerjakan secara maksimal karena terhambat keuangan/dana yang ada, sebab belum ada anggaran perpustakaan untuk tahun 2005 dan untuk catalog belum terealisasi semua, disamping itu rak katalog juga belum ada. Untuk sementara dalam peminjaman menggunakan buku besar/legger.

3. Layanan perpustakaan
a. Sistem Layanan
Perpustakaan B2P2VRP Salatiga menggunakan sistem layanan terbuka (open access) dan seharusnya khusus koleksi Buku Tandon, Skripsi, Laporan KKL, Buku Referensi menggunakan sistem layanan tertutup (closed access), tetapi saat ini masih menggunakan sistem layanan terbuka karena ruang yang terbatas. Dengan sistem pelayanan terbuka ini, para pengunjung perpustakaan diperbolehkan memasuki ruang koleksi untuk mencari dan memilih sendiri (browsing) bahan pustaka yang relevan dengan kebutuhannya.
Keuntungan sistem terbuka ini, para pemakai jasa perpustakaan dapat menemukan sendiri buku yang dikehendaki, kalaupun buku yang dikehendaki tidak ditemukan, dapat memilih buku sejenis yang mendekati, karena dengan sistem tebuka ini memungkinkan pemakai untuk bisa membandingkan antara buku yang satu dengan yang lain.
Layanan pemakai jasa perpustakaan dibuka setiap hari dengan pengaturan sebagai berikut :
HARI
PUKUL
Senin s.d Kamis
07.00-14.30 WIB
Jum’at
07.00-11.00 WIB

b. Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi memberi pelayanan pada pemakai jasa perpustakaan untuk peminjaman dan pengembalian buku. Sebagaimana tercantum dalam peraturan tata tertib perpustakaan.
Jumlah buku dan jangka waktu peminjaman diatur sebagai berikut
STATUS
JUMLAH
LAMA
PERPANJANGAN
Peneliti
Teknisi Lab.
Staf B2P2VRP & Adm.
2 buku
2 buku
2 buku
1 minggu
1 minggu
1 minggu
1 minggu
1 minggu
1 minggu

Adapun prosedur peminjaman buku yang ingin digunakan Perpustakaan B2P2VRP adalah adalah sebagai berikut :
1) Pemakai/ anggota memilih satu atau dua buku yang dikehendaki sesuai ketentuan;
2) Anggota menunjukkan kartu anggota lalu memberikan buku, dan kantong anggota kepada petugas;
3) Peminjam mengisi kolom-kolom nomor anggota, tanggal pinjam dan tanggal wajib kembali;
4) Kartu buku dimasukkan ke kantong anggota dan diserahkan kepada petugas untuk disusun menurut sandi pustaka;
5) Peminjam membawa buku.
Cara pengembaliannya adalah sebagai berikut :
1) Petugas menerima buku dari peminjam dan memeriksa lembar kembali, bila terlambat dikenakan uang denda sesuai dengan ketentuan yaitu Rp. 100,-/buku/hari;
2) Petugas mencari data peminjaman dari susunan tanggal pengembalian;
3) Peminjam memberi tanda tangan/paraf pada kartu buku bahwa buku telah dikembalikan;
4) Kantong kartu buku diberikan kepada pemiliknya, kemudian buku diserahkan kepada petugas.
Keuntungan dari sistem ini adalah pelayanan menjadi cepat dan pemantauannya mudah, tetapi yang digunakan di Perpustakaan B2P2VRP Salatiga menggunakan sistem buku besar/legger, kelemahan sistem ini memakan waktu lama dalam pencatatan transaksi peminjaman.
Sanksi bagi mereka yang menghilangkan buku adalah mengganti buku atau berupa uang sesuai harga buku.
c. Layanan Referensi
Secara bahasa referens berarti rujukan. Dalam konteks aktivitas perpustakaan, pelayanan referens pada dasarnya berarti menjawab pertanyaan ysng diajukan oleh pemakai dan memberikan informasi kepada mereka. Dengan demikian, pemakai yang menemui kesulitan menggunakan perpustakaan, menelusur bahan pustaka mengenai topik tertentu dan lain sebagainya dapat meminta bantuan kepada pustakawan untuk memberikan informasi atau jawaban atau petunjuk di mana atau bagaimana jawaban tersebut dapat diperoleh.
Bentuk-bentuk pelayanan referens antara lain :
1) Pemberian informasi umum
Contoh : Dimana letak koleksi mikrobiology?
Bagaimana cara menjadi anggota perpustakaan?
2) Jasa bantuan menggunakan buku referens
Contoh : Mencari arti kata-kata asing. Apakah arti clone dalam mikrobiologi? Mungkin pustakawan tidak menjawab secara langsung, tetapi menunjukkan dimana jawaban tersebut dapat ditemukan, misalnya menunjukkan kamus tertentu/kamus kedokteran.
3) Bantuan dalam menelusur bahan pustaka.
4) Koleksi buku tendon.
5) Penyebaran informasi terseleksi (selective dissemination of information).
6) Layanan informasi mutakhir (current awareness services).
7) Kerjasama perpustakaan.
8) Orientasi perpustakaan.
9) Bimbingan pemakai perpustakaan.
4. Perawatan/ pemeliharaan bahan pustaka
Pemeliharaan koleksi perpustakaan merupakan kegiatan yang penting. Tanpa adanya pemeliharaan, koleksi perpustakaan akan rusak, bahkan mungkin musnah. Melalui pemeliharaan, koleksi perpustakaan yang terdiri dari bermacam-macam jenis dan bentuk itu dapat dilestarikan.
Kegiatan pemeliharaan koleksi yang sudah dilaksanakan di Perpustakaan B2P2VRP Salatiga meliputi :
a. Reproduksi
Reproduksi dilakukan terhadap koleksi langka dengan jalan difotokopi. Sampai saat ini perpustakaan belum mereproduksi buku-buku langka yang peminatnya banyak dan hanya diterbitkan oleh WHO karena belum ada anggarannya.
b. Penjilidan
Kegiatan ini dilakukan terhadap bahan pustaka yang rusak sampulnya, terlepas beberapa eksemplar halamannya, atau yang terlepas jilidannya. Hal ini sudah dilakukan oleh Perpustakaan B2P2VRP Salatiga yaitu dengan mengumpulkan buku-buku yang rusak lalu dilem, dilakban, atau distaples dan yang rusak berat dikerjakan oleh pihak luar/ dibawa ke penjilidan.
c. Penyiangan
Sesuai dengan fungsinya, perpustakaan khusus/instansi harus menyediakan koleksi sesuai dengan kebutuhan lembaga induk. Program tersebut disesuaikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan. Oleh karena itu, koleksi perpustakaan pun secara berkala perlu disiangi agar bahan pustaka yang sudah tidak sesuai lagi dapat diganti dengan bahan pustaka yang baru.
Pemilihan bahan pustaka yang akan dikeluarkan dilakukan oleh petugas perpustakaan bekerjasama dengan peneliti, jadi dapat diketahui yang mana saja yang masih relevan dan hal ini sudah dilakukannya.
5. Pembuatan program/ komputerisasi/ automasi perpustakaan
Untuk peningkatan pelayanan terhadap pemakai perpustakaan, Perpustakaan B2P2VRP Salatiga belum membuat program automasi perpustakaan. Program ini bertujuan untuk memudahkan penelusuran atau pencarian temu kembali informasi sehingga jika dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat. Salah satu contoh misalnya mencari buku/ bahan pustaka hanya dengan kata kunci/ sandi, dan bisa ditemukan melalui judul, pengarang atau pun subjeknya.
6. Kerjasama perpustakaan kesehatan
Forum ini dimaksudkan sebagai sarana komunikasi dan tukar menukar informasi antaranggota serta dalam rangka mewujudkan konsep tersedianya informasi. Dengan konsep ini meskipun perpustakaan kita tidak memiliki informasi tertentu, tetapi pemakai dapat memperoleh informasi yang dibutuhkannya di perpustakaan lain.

HAMBATAN YANG TIMBUL

A. Jenis-jenis Hambatan
Jenis-jenis hambatan yang ada di Perpustakaan B2P2VRP Salatiga yaitu :
1. Perlu adanya program komputerisasi perpustakaan yang bertujuan untuk memudahkan penelusuran atau pencarian temu kembali informasi sehingga jika dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat. Jaringan LAN yang sudah ada dan rusak perlu diperbaiki kembali. Disamping itu perlu adanya jaringan internet. Selain itu bila memungkinkan perpustakaan diberi fasilitas mesin fotocopy karena khusus untuk mahasiswa buku hanya bisa difotocopy tidak boleh dibawa pulang. Di B2P2VRP sebetulnya sudah ada fotocopy tetapi untuk keperluan Tata Usaha jadi kadang-kadang terbengkelai
2. Koleksi perpustakaan kebanyakan buku-buku lama dan untuk koleksi buku jumlahnya masih minim, sehingga perlu penambahan. Pada dasarnya tekanan koleksi bukan pada buku (dalam arti sempit) melainkan pada majalah, pamflet, laporan penelitian, abstrak atau indeks karena jenis tersebut umumnya informasinya lebih mutakhir dibandingkan buku.
3. Terhambatnya program pembelian buku dan langganan majalah ilmiah yang idealnya dilakukan tiap semester/tahun ada penambahan buku/majalah baru.
4. Bentuk rak buku yang ada kurang sempurna sehingga perlu perbaikan/modifikasi, juga belum tersedianya meja layanan sirkulasi.
5. Ruang perpustakaan kurang ideal/representatif sehingga untuk pengaturan (display/tata ruang) meliputi rak, ruang baca, jadi monoton dan dapat membuat jenuh, juga ruang baca yang sempit jumlah tempat duduk yang ada terbatas dan petugas tidak dapat memantaunya karena terhalang oleh sekat tembok. Perlu adanya ruang khusus untuk koleksi referensi dan buku tandon ditambah lagi dengan adanya barang-barang yang tidak terpakai sehingga mengganggu pemandangan.
6. Buku-buku yang tertata sering diacak-acak oleh pengunjung dan tidak ditempatkan ke tempat asal.
7. Masih kurangnya kesadaran para anggota perpustakaan untuk mengunjungi perpustakaan.
8. Tata tertib yang ada kadang-kadang sering dilanggar seperti memakai sandal, memakai kaos oblong yang biasanya dilakukan oleh para mahasiswa.

B. Usaha Penanggulangan
1. Untuk mengatasi jumlah koleksi yang sedikit perlu diadakan program pembelian buku dan majalah secara rutin, di samping itu cara-cara lain seperti terbitan sendiri atau hadiah.
2. Pembelian buku dan majalah hendaknya terencana sehingga tepat waktu, hal ini dapat dilakukan dengan cara memesan melalui agen/ penerbit dengan mengirimkan daftar buku yang akan dibeli melalui fax, sehingga menghemat tenaga, biaya dan waktu.
3. Perlu perluasan ruang baca, penambahan meja kursi yang sesuai dan mencukupi, dan memindahkan barang-barang yang mengaggu ke gudang. Bila perlu ditambah ruang baca study curel, sehingga mereka dapat berkonsentrasi karena tidak terganggu teman-teman yang lain. Ruang baca yang nyaman menjadikan pengunjung merasa betah di perpustakaan.
4. Perlu adanya kerjasama semua pihak sehingga mereka sadar akan pentingnya perpustakaan.
5. Perlu adanya kerjasama semua pihak dan yang penting budayakan tertib melalui diri sendiri.



SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan
Dari uraian tersebut di atas maka dapat disimpulkan :
1. Dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan maka perlu diimbangi pula jumlah koleksi yang ada di perpustakaan.
2. Perlu adanya kerjasama dari semua pihak demi perkembangan perpustakaan di masa mendatang.
3. Dengan bertambahnya jumlah pengunjung terutama para mahasiswa menandakan akan pentingnya perpustakaan oleh mahasiswa.

B. Saran
1. Program pembelian buku dan majalah hendaknya tepat waktu, sehingga ada penambahan koleksi walaupun sedikit tetapi rutin.
2. Hendaknya perpustakaan mempunyai ruang khusus untuk mengolah bahan pustaka, karena sementara ini ruang pengolahan dan ruang pelayanan jadi satu sehingga terkesan tidak rapih.
3. Hendaknya B2P2VRP Salatiga dapat menerbitkan pamflet, majalah ilmiah yang dibuat para peneliti bekerjasama dengan perpustakaan kemudian disebarluaskan.
4. Jika memungkinkan ditambah bacaan ringan yang sifatnya rekreatif, juga majalah-majalah popular, atau majalah yang informasinya mutakhir dan berhubungan dengan kesehatan.